E-Mail-Tracking für Vertriebs-Nachfassen auf dem iPhone

Verkauf im kleinen Team dreht sich meist um eine Frage: Lebt der Deal noch? Du hast den Kostenvoranschlag am Donnerstag geschickt. Jetzt ist Dienstag. Rufst du zu früh an, wirkst du nervös, rufst du zu spät an, kühlt der Deal ab, und es gibt keine Möglichkeit zu wissen, was gerade passiert.

E-Mail-Öffnungs-Tracking gibt dir einen zusätzlichen Anhaltspunkt. Es ist keine Glaskugel, und zu viel hineinzuinterpretieren macht dich als Verkäufer schlechter, nicht besser. Sorgfältig eingesetzt kann es eine Sache gut: dir ungefähr sagen, wann dein Angebot vor jemandem lag, damit du zu einem vernünftigen Moment zum Hörer greifst.

Was du wirklich bekommst

Ein Tracker bettet ein kleines, unsichtbares Bild in die E-Mail ein, die du sendest. Lädt die Mail-App des Empfängers dieses Bild, protokolliert der Tracker eine Öffnung: Datum, Uhrzeit, ungefährer Standort aus der IP-Adresse, und manchmal das Mail-Programm. Das ist der gesamte Mechanismus.

Für einen Verkäufer, der vom Handy aus arbeitet, ist das nützliche Ergebnis eine Push-Mitteilung und ein kurzer Verlauf pro E-Mail. Gesendet Donnerstag 11:02 Uhr. Geöffnet Donnerstag 17:40 Uhr. Erneut geöffnet Montag 09:15 Uhr. Das ist das gesamte Signal.

Einrichtung, wenn du vom Handy aus verkaufst

Email Tracker ist eine iPhone-App, der Ablauf bleibt also auf dem Handy. Du öffnest die App, tippst auf „Send Email“ (E-Mail senden), gibst einen Betreff ein, und das Schreibfenster von Apple Mail öffnet sich mit bereits eingebettetem Pixel. Schreib die Nachricht, häng den Kostenvoranschlag an, wähl die Empfänger, sende von deiner eigenen Adresse.

Deine Gmail-, Outlook-, iCloud- oder Yahoo-Adresse funktioniert, solange der Account in Apple Mail eingerichtet ist. Es gibt keine Registrierung, und die App meldet sich nie bei deinem Postfach an. Die Schritt-für-Schritt-Version steht in E-Mail-Öffnungen auf dem iPhone tracken.

Zwei Dinge solltest du wissen, bevor du einen Prozess darauf aufbaust. Nur E-Mails, die du in der App schreibst, werden getrackt, eine schnelle Antwort, die du später in Apple Mail eingibst, trägt also keinen Pixel. Und wenn du ein Desktop-Tool brauchst, weil dein Team am Computer in Gmail lebt, ist eine iPhone-App die falsche Wahl für dich. Die besten E-Mail-Tracking-Apps fürs iPhone sagt ehrlich, wofür welche Art von Tool passt.

Wo Tracking seinen Platz verdient

Nicht jede E-Mail lohnt sich zum Tracken. Diese schon:

• Angebote und Kostenvoranschläge. Das Dokument, das geprüft werden soll, bei dem das Timing deines Nachfassens am meisten zählt.
• Eine erste Kaltakquise an eine namentlich bekannte Person. Es lohnt sich zu wissen, ob sie in einem echten Postfach gelandet ist.
• Ein Vertrag oder Leistungsverzeichnis zur Unterschrift. Eine Öffnung, gefolgt von Stille, ist etwas anderes als gar keine Öffnung.
• Eine Reaktivierungs-E-Mail an einen inaktiven Lead. Wird sie nie geöffnet, hast du etwas über die Adresse gelernt.

Routinemäßige Terminmails zu tracken sorgt nur für Rauschen.

Die Signale lesen, ohne sich selbst etwas vorzumachen

Eine einzelne Öffnung kurz nach dem Senden

Deine E-Mail hat ein Postfach erreicht, und Bilder wurden geladen. Das ist gut für die Zustellung und ein schwaches Kaufsignal. Ein Blick in die Vorschau sieht genauso aus wie sorgfältiges Lesen.

Mehrere Öffnungen über ein paar Tage

Das ist das Muster, auf das zu reagieren sich am meisten lohnt. Ein Kostenvoranschlag, der Donnerstagabend geöffnet wird, erneut Freitagmorgen und noch einmal Montag, wurde vermutlich noch einmal angeschaut oder an jemand anderen weitergegeben. In einem kleinen Unternehmen bedeutet „an jemand anderen weitergegeben“ meist einen Partner, eine Partnerin oder jemanden aus der Buchhaltung.

Hier zählen die Einschränkungen. Weitergeleitete E-Mails erscheinen als Öffnung von wem auch immer sie öffnet, die Zahl zählt also Bildaufrufe, nicht Leser. Um die Zahl nicht künstlich aufzublähen, zählt Email Tracker wiederholte Öffnungen desselben Lesers innerhalb von fünf Minuten als eine, und ignoriert Öffnungen in den ersten sechzig Sekunden nach dem Anlegen der E-Mail.

Öffnungen von mehr als einem Standort

Manchmal zeigt ein einziger Kostenvoranschlag Öffnungen aus zwei verschiedenen Städten. Das kann bedeuten, dass die E-Mail weitergeleitet wurde. Es kann auch bedeuten, dass dein Kontakt zwischen Mobilfunknetz und Büronetzwerk gewechselt hat, oder dass ein VPN oder ein Mail-Anbieter die echte IP-Adresse vollständig verdeckt. Der Standort ist ungefähr und häufig falsch, und gerade Gmail lädt Bilder über die Server von Google, sodass die Uhrzeit erfasst wird, der Standort aber verborgen bleibt. Wie genau ist der Standort bei E-Mail-Öffnungen? erklärt, was die Karte zeigt und was nicht.

Gar nichts

Keine erfasste Öffnung heißt nicht, dass nicht gelesen wurde. Microsofts eigene Support-Dokumentation zu automatischen Bilddownloads sagt, dass Outlook standardmäßig so eingestellt ist, dass automatische Bilddownloads aus dem Internet blockiert werden, und nennt Tracking-Pixel als einen der Gründe. Firmen-Mailsysteme gehen oft noch weiter. Und Apple Mail Privacy Protection lädt entfernte Inhalte im Hintergrund vor, unabhängig davon, ob sich der Empfänger mit der Nachricht beschäftigt hat, deshalb ignoriert Email Tracker dieses Vorabladen, statt eine falsche Öffnung zu melden. Siehe Apple Mail Privacy Protection und E-Mail-Tracking.

Registriert keine E-Mail, die du verschickst, jemals etwas, prüf deine Einrichtung statt deiner Pipeline. Die üblichen Ursachen sind ein Test auf dem eigenen Handy, oder Antworten, die im Mail-Programm eingegeben statt als neue getrackte E-Mail gesendet wurden.

Den Anruf timen

Ein praxistauglicher Rhythmus für einen Kostenvoranschlag an eine Inhaberin eines kleinen Unternehmens:

1. Schick ihn morgens, mit Preis und nächstem Schritt im Text statt vergraben im Anhang.
2. Wird er am selben Tag geöffnet und kommt bis zum nächsten Morgen keine Antwort, ruf am späten Vormittag an. Du fasst bei einem Dokument nach, das gerade erst vor jemandem lag.
3. Wird er nach einer Lücke erneut geöffnet, ruf innerhalb weniger Stunden an. Das ist meist der beste Moment, den du bekommst.
4. Wird er einmal geöffnet und dann vier oder fünf Tage nichts, schick eine kurze schriftliche Erinnerung statt anzurufen. Biete eine konkrete Sache an: eine überarbeitete Option, einen kleineren Umfang, ein Datum.
5. Wird er nach einer Woche nie geöffnet, behandle das Tracking als nicht aussagekräftig und fass nach deinem normalen Zeitplan nach. Erwäg, mit anderer Betreffzeile erneut zu senden oder die Adresse zu bestätigen.

Wann du nach einer geöffneten E-Mail nachfassen solltest geht ausführlicher auf die Intervalle ein.

Zitiere das Tracking nie gegenüber dem Interessenten

Das ist die eine harte Regel. Sag nicht „ich habe gesehen, dass du mein Angebot dreimal geöffnet hast“. Deute es nicht einmal an. Bau keinen Scherz darum.

Käufer, die merken, dass sie derart genau beobachtet werden, ziehen sich meist zurück, und du hast einen Deal gegen einen Moment Cleverness eingetauscht. Das Tracking ist für deinen Kalender da, nicht für dein Gesprächsskript. Schreib jedes Nachfassen so, als wüsstest du nichts, denn in jeder wichtigen Hinsicht weißt du auch nichts.

Was Tracking dir nicht sagen kann

• Ob die E-Mail überhaupt gelesen wurde. Es meldet nur, dass Bilder geladen wurden.
• Wer sie geöffnet hat. Weiterleitungen sehen genauso aus wie erneute Aufrufe.
• Ob der Anhang geöffnet wurde, oder wie lange jemand daran war.
• Irgendetwas über Empfänger mit Apple Mail Privacy Protection oder jedem Mail-Programm, das Bilder blockiert. Kein pixelbasierter Tracker kann diese Öffnungen erkennen.
• Einen verlässlichen Standort. IP-basierter Standort ist ungefähr, VPNs verändern ihn, und Öffnungen von Rechenzentrums-Adressen zeigen gar keinen Standort.
• Kaufabsicht. Etliche Deals schließen nach einer einzigen Öffnung ab, und etliche begeisterte Öffner kaufen nie.

Eine Antwort, eine Rückfrage, ein vereinbarter Anruf: Das sind die echten Signale. Tracking ist eine Planungshilfe, die darunter liegt.

Ausprobieren

Wenn dein Verkauf zwischen Terminen vom iPhone aus passiert, ist Email Tracker ein kostenloser Download im App Store, läuft ab iOS 17 und braucht keinen Account. Er sendet über Apple Mail von deiner bestehenden Adresse und benachrichtigt dich, wenn eine getrackte E-Mail geöffnet wird. Manche Funktionen sind Teil eines Abos in der App.

Bevor du dich bei einem laufenden Deal darauf verlässt, mach einen echten Test mit einem Empfänger auf einem anderen Gerät und in einem anderen Netz. Eine Nachricht an dich selbst auf demselben Handy und im selben WLAN wird absichtlich nicht erfasst.