Quand relancer après l’ouverture d’un e-mail

Recevoir une notification d’ouverture est étrangement stressant. Vous savez quelque chose que vous ne saviez pas une minute plus tôt, et la tentation est d’agir tout de suite. Cette impulsion est presque toujours mauvaise conseillère.

Le suivi des ouvertures s’utilise mieux comme une information de calendrier, pas comme un feu vert. Cet article explique comment lire les tendances, combien de temps attendre, et comment écrire la relance pour que personne ne se sente observé.

D’abord, ce qu’une ouverture vous apprend vraiment

Cela mérite d’être précis, parce que tout ce qui suit en dépend.

Une ouverture signifie qu’une app de messagerie a téléchargé l’image invisible de votre message, à une heure enregistrée, depuis une adresse IP qui correspond à une localisation approximative. C’est tout le signal. Voyez comment savoir si quelqu’un a lu votre e-mail pour la version détaillée.

Cela ne vous dit pas qui l’a ouvert, si la personne a lu au-delà de la première ligne, ni si elle a aimé ce qu’elle a lu. Cela se déclenche aussi pour les volets de lecture, les assistants qui consultent une boîte mail partagée, et les personnes à qui le message a été transféré.

Le bon modèle mental n’est donc pas « la personne l’a lu ». C’est « il y a eu de l’activité sur ce message à ce moment-là ». C’est déjà utile. Ce n’est simplement pas ce que les gens supposent que c’est.

Lire les tendances

Ouvert une fois, puis plus rien

Le résultat le plus courant, et le moins informatif. Quelqu’un a ouvert votre e-mail et est passé à autre chose. Cela peut vouloir dire qu’il l’a trié en quatre secondes, qu’il l’a lu correctement et veut réfléchir, ou qu’il l’a simplement laissé dans un volet de lecture pendant que les images chargeaient.

Que faire : rien pour l’instant. Attendez deux à trois jours ouvrés, puis envoyez une courte relance.

Ouvert plusieurs fois sur quelques jours

C’est la tendance qui mérite le plus d’attention.

Des ouvertures répétées, étalées sur plusieurs jours, signifient en général que le message travaille en coulisses. Quelqu’un est revenu chercher un chiffre, a relu un paragraphe avant une réunion, ou l’a ressorti pour le montrer à quelqu’un d’autre. Si vous avez envoyé une proposition, un devis ou une facture, c’est souvent à cela que ressemble, de l’extérieur, une vraie discussion interne.

Que faire : c’est votre meilleur moment. Relancez dans la journée qui suit l’ouverture la plus récente, et rendez la relance concrète plutôt qu’empressée. Proposez la prochaine étape, répondez à la question que la personne cherchait probablement en relisant, ou joignez l’élément manquant.

Ouvert plusieurs fois en succession rapide

Moins impressionnant qu’il n’y paraît. Des ouvertures rapprochées viennent en général de quelqu’un qui remonte dans sa boîte de réception, ou d’une app de messagerie qui recharge le message. Email Tracker regroupe déjà les ouvertures répétées du même lecteur en moins de cinq minutes en une seule, ce qui filtre l’essentiel de ce bruit.

Que faire : traitez une salve comme une seule ouverture, pas comme de l’enthousiasme.

Ouvertures depuis deux ou trois endroits différents

Quand un message envoyé à une seule personne affiche des ouvertures depuis des localisations ou des clients de messagerie nettement différents, il a très probablement été transféré.

C’est une bonne nouvelle dans la plupart des contextes de vente, de freelance ou de recrutement. Cela signifie que votre e-mail a atteint quelqu’un avec plus d’autorité ou une spécialité différente.

Que faire : relancez le destinataire d’origine et facilitez un nouveau transfert du message. Mettez les faits essentiels dans le corps du message plutôt que dans une pièce jointe, et gardez-le assez court pour se lire sur un téléphone. Ne devinez jamais qui est le second lecteur.

Jamais ouvert

Le plus difficile à interpréter, parce que le silence est vraiment ambigu. Cela peut vouloir dire que l’e-mail a été manqué, qu’il est allé dans les indésirables, ou que la personne a lu chaque mot dans une app de messagerie qui ne signale jamais les ouvertures. La documentation d’Apple indique que la Protection de la confidentialité dans Mail empêche les expéditeurs de savoir si un message a été ouvert, et Microsoft indique que l’Outlook classique bloque par défaut les téléchargements automatiques d’images. Les deux cas sont extrêmement courants.

Que faire : relancez selon votre calendrier habituel et ne supposez rien. Si cela ne donne aucune réponse, essayez un objet différent ou un canal entièrement différent.

Combien de temps attendre

Il n’existe pas de règle universelle. Le bon délai dépend de ce que vous avez demandé et de ce qu’il en coûte à l’autre personne de répondre.

Une ouverture peut décaler ces délais d’un jour, pas d’une semaine. Si une proposition a été ouverte plusieurs fois hier, relancer aujourd’hui est raisonnable. Si elle a été ouverte une fois, il y a quatre jours, restez sur votre calendrier habituel.

Des conseils propres à chaque contexte se trouvent dans le suivi des e-mails pour les relances commerciales, le suivi des e-mails pour les candidatures et le suivi des e-mails pour les indépendants et les factures.

Les règles pour ne pas être pesant

Elles comptent plus que le timing.

Ne mentionnez jamais le suivi. Ni « j’ai vu que vous aviez ouvert ceci », ni « j’ai remarqué que vous l’avez regardé deux fois ». Cela sonne comme de la surveillance, cela met les gens sur la défensive, et cela transforme une conversation professionnelle en conversation sur le fait que vous les observez. Aucune formulation de cela ne passe bien.

Ne relancez jamais dans l’heure. Une relance qui arrive quelques minutes après une ouverture est sans équivoque. Même les gens qui ignorent tout du suivi remarquent la coïncidence.

Ne faites jamais référence à la localisation. La ville affichée est souvent fausse, et même quand elle est juste, la mentionner met mal à l’aise.

Ne relancez pas à des heures inhabituelles. Une ouverture à 23 h n’est pas une invitation à répondre à 23 h 05. Envoyez pendant les heures de bureau, dans le fuseau horaire probable du destinataire.

Écrivez une relance qui fonctionne sans le signal. Si l’e-mail n’a de sens que parce que vous avez vu une ouverture, ne l’envoyez pas. Une bonne relance ajoute quelque chose : une information, une échéance, une étape suivante plus simple.

Arrêtez après deux ou trois. Les personnes intéressées et occupées reviendront d’elles-mêmes. Les personnes non intéressées ne reviendront pas, et d’autres e-mails n’y changeront rien.

Exemples de relances

Courtes, peu insistantes, et aucune ne laisse deviner que vous surveillez quoi que ce soit.

Après qu’une proposition a été ouverte plusieurs fois :

« Bonjour Priya, je reviens vers vous au sujet de la proposition envoyée mardi. Je peux volontiers repasser le calendrier ou ajuster le périmètre si cela peut aider. Avez-vous besoin de quelque chose de ma part pour avancer ? »

Après une candidature sans réponse :

« Bonjour, j’ai postulé au poste de Coordinateur des opérations la semaine dernière et je voulais réitérer mon intérêt. Je me tiens à disposition pour envoyer tout autre élément utile. Merci pour votre temps. »

Après un devis resté sans réponse :

« Bonjour Tom, je fais un point sur le devis de la semaine dernière. Si le budget est le point de blocage, dites-le-moi et je peux proposer une première phase plus réduite. Si le calendrier ne convient pas, ce n’est pas grave non plus, tenez-moi simplement au courant et je reviendrai vers vous plus tard dans l’année. »

Après une facture arrivée à échéance :

« Bonjour Sam, la facture 1042 était due le 15. Je vous la joins à nouveau au cas où elle se serait perdue. Dites-moi si vous préférez qu’elle soit envoyée à une autre adresse du service comptabilité. »

La dernière, pour clore le sujet :

« Bonjour Alex, j’arrête de relancer celle-ci. Si le calendrier change, mes coordonnées sont ci-dessous et je serai ravi de reprendre le dossier. »

Ce que le suivi des ouvertures ne peut pas vous dire

À garder en tête chaque fois que vous êtes tenté de surinterpréter.

• Qui l’a ouvert. Les transferts, les boîtes mail partagées et les assistants comptent tous comme des ouvertures.
• Si quelque chose a été lu. Charger une image et lire une proposition sont deux événements différents.
• Où se trouve la personne. La localisation vient d’une adresse IP et se trompe souvent largement.
• Qu’un e-mail est resté non lu. La Protection de la confidentialité dans Mail et le blocage des images rendent le silence dénué de sens, et les deux sont très répandus.
• Le pourquoi. Aucun motif d’ouvertures ne distingue quelqu’un d’intéressé mais occupé de quelqu’un qui ne répond poliment pas.

Bien utilisé, le suivi des ouvertures répond à une seule question précise : maintenant est-il un meilleur moment qu’hier ? Cette question vaut la peine d’être posée. Tout le reste n’est que suppositions habillées d’un horodatage.

Si vous voulez ce signal sur votre iPhone

Email Tracker se télécharge gratuitement sur l’App Store, avec un abonnement facultatif. Vous rédigez via Apple Mail, donc n’importe quelle adresse que vous y avez ajoutée fonctionne comme adresse d’envoi, et l’app ne se connecte jamais à votre boîte mail.

La mise en place prend une minute et est couverte dans comment suivre l’ouverture de vos e-mails sur iPhone. La discipline d’attendre un jour avant d’agir sur ce que vous voyez prend un peu plus longtemps, et c’est elle qui fait vraiment la différence.